Simularea de retragere: testul pe care nu vrei să-l pici

Trasabilitate și rechemare | Episodul 4 din 5

Hai să te întreb direct: dacă mâine dimineață te-ar suna cineva de la DSVSA și ți-ar cere să spui unde a ajuns un anumit lot, cât ți-ar lua să răspunzi? O oră? O zi? Sau ai începe să cauți prin facturi și să suni colegii să vezi cine mai știe ceva?

Să fim sinceri, pe hârtie aproape orice sistem de trasabilitate arată bine. Registrele sunt acolo, procedura e semnată, dosarul stă frumos în raft. Doar că nu știi cu adevărat dacă funcționează până nu îl pui la treabă. Și e mult mai bine să afli asta într-o zi liniștită decât în mijlocul unei crize. Exact la asta folosește simularea de retragere.

De ce merită să o faci?

Dacă lucrezi după ISO 22000, standardul îți cere clar două lucruri. În clauza 8.3 spune că trebuie să verifici și să testezi dacă trasabilitatea funcționează, inclusiv, unde e cazul, prin reconcilierea cantităților: cât produs finit a ieșit față de câte ingrediente au intrat. Asta e ceea ce numim, de obicei, bilanț masic [1]. Iar în clauza 8.9.5 îți cere să verifici dacă procedura de retragere sau rechemare chiar merge, de exemplu printr-o simulare, și să păstrezi rezultatele în scris [1].

Dacă nu ești certificat, s-ar putea să te gândești că nu te privește. Ei bine, te privește. E adevărat că nici Regulamentul 178/2002, nici Legea 150/2004 nu folosesc cuvântul „simulare”. Dar amândouă îți cer să ai sisteme care să poată da informațiile atunci când le cere autoritatea [2, 3]. Iar ghidul Comisiei Europene spune foarte limpede că evidențele trebuie să fie disponibile la cerere, fără întârzieri [5]. Și cum altfel știi că poți face asta, dacă nu încerci?

Două lucruri pe care le verifici în caz de retragere.

Când faci o simulare, de fapt testezi două lucruri diferite.

Primul lucru: datele. Poți să iei un lot și să-l urmărești înapoi, până la furnizor și la loturile de materii prime din care a fost făcut? Și apoi înainte, până la fiecare client care l-a primit? Se potrivesc cantitățile?

Al doilea lucru: oamenii. Poți avea toate datele perfecte și totuși să te blochezi, pentru că nimeni nu știe cine ia decizia, telefonul clientului e unul vechi sau nu ai idee ce să-i scrii.

Ideal ar fi să le testezi separat. Dar dacă ai o unitate mică, un singur exercițiu care le combină e un început foarte bun.

Cum faci concret?

Alege un lot real și nu-i anunța pe colegi. Dacă știu dinainte, se pregătesc, și atunci nu mai testezi nimic. Cel mai mult înveți dacă alegi un lot de materie primă care a intrat în mai multe produse, pentru că acolo lucrurile se complică cel mai repede.

Uită-te la ceas și notează ora la care începi. Timpul în care reușești să ajungi la capăt e unul dintre cele mai importante rezultate.

Apoi mergi înapoi: de la cine a venit marfa, ce documente de recepție ai, când a intrat și cât. Și după aceea mergi înainte: în ce produse a ajuns, cui le-ai livrat, când și în ce cantități.

Urmează partea pe care mulți o sar, adică socoteala. Tot ce a intrat trebuie să se regăsească undeva. Să zicem că ai primit 500 kg de făină. Găsești 430 kg în trei șarje livrate, 60 kg mai sunt în depozit și 6 kg sunt trecute ca rebut în registru. Îți lipsesc 4 kg. Nu e o tragedie, dar trebuie să poți explica unde sunt. Când lipsesc cantități mari și nimeni nu știe de ce, înseamnă că sistemul are o gaură.

Apoi testează comunicarea. Deschide lista de contacte și verifică dacă e la zi: clienți, furnizori, DSVSA. Întreabă-te cine are dreptul să spună „retragem produsul”. Și uită-te dacă ai un model de mesaj pregătit sau ar trebui să-l scrii pe loc, sub presiune. Poți să suni chiar un client, doar să-i spui din prima frază că e un exercițiu, ca să nu-l sperii.

La final, oprește ceasul și scrie un raport scurt: ce lot ai ales, cât a durat, cât la sută din cantitate ai găsit, ce probleme au ieșit la iveală și ce faci ca să le rezolvi, cu un nume și o dată lângă fiecare.

Și dacă nu mai e un exercițiu? Mai jos gasești pașii unei retrageri reale.

Simularea are rost doar dacă știi ce exersezi. Așa că hai să vedem ce faci concret în ziua în care problema e reală.

1. Oprești marfa. Tot ce mai ai în depozit din lotul suspect se separă, se marchează clar și nu mai pleacă nicăieri. Cât timp produsul e încă la tine, nu ai ce retrage, dar ai obligația să nu-l livrezi [5].

2. Nu aștepta să fii sigur. Mulți greșesc aici. Legea 150/2004 îți cere să acționezi atunci când „consideri sau ai motive să crezi” că un aliment nu e sigur [3]. Nu e nevoie de un buletin de analiză definitiv: o suspiciune întemeiată e suficientă. Și nu e vorba doar de microbi. Norma ANSVSA include printre pericole și etichetarea (de exemplu un alergen nedeclarat), corpurile străine, ambalajul și falsificarea [4].

3. Delimitezi lotul. Aici te ajută tot ce ai exersat în simulare: ce loturi sunt afectate, ce cantități ai, cui le-ai livrat, când și cât. Ține minte regula din episodul 1: dacă un produs dintr-un lot nu e sigur, se presupune că tot lotul nu e sigur [2].

4. Anunți DSVSA. Imediat. Legea spune „imediat”, nu „după ce lămurim” [2, 3]. Sună, apoi trimite în scris. Și nu aștepta să ai toate informațiile: chiar și Norma ANSVSA spune că lipsa informațiilor complete nu trebuie să întârzie o notificare urgentă, iar restul se completează pe parcurs [4].

Ce îți va cere inspectorul? Practic, ce scrie în formularul oficial de alertă [4], așa că pregătește:

numele produsului, marca, tipul și greutatea ambalajului;
numărul lotului și data de valabilitate;
numărul de bucăți și greutatea netă totală a lotului;
producătorul (nume, adresă, număr de autorizare veterinară, dacă e cazul);
lista de distribuție: cui ai livrat, ce cantități și unde;
natura pericolului și buletinele de analiză, dacă ai;
ce măsuri ai luat deja din proprie inițiativă;
documentele: facturi, avize, certificate.

Dacă le ai deja strânse din pasul 3, discuția durează minute, nu zile.

5. Anunți clienții. Fiecare firmă care a primit lotul trebuie să afle ce produs e, ce lot, de ce se retrage și ce are de făcut: îl scoate de la vânzare, îl ține separat, îl returnează. Cere-le să-ți confirme în scris cât au găsit. Fără confirmări nu poți face socoteala de la final.

6. Dacă produsul a ajuns la consumatori, îi informezi. Legea îți cere să le spui „în mod eficient și exact” motivul retragerii [3]. Concret, mesajul trebuie să conțină produsul, lotul, data de valabilitate, motivul și ce trebuie să facă omul (să nu-l consume, să-l returneze la magazin). Dacă informarea nu e suficientă ca să protejezi sănătatea oamenilor, rechemi produsul, adică îl iei înapoi de la ei [2, 3].

7. Ești magazin sau distribuitor? Ai și tu partea ta. Chiar dacă n-ai fabricat produsul, legea îți cere să-l retragi din activitatea ta, să dai informațiile de trasabilitate și să participi la acțiunile producătorului și ale autorității [3]. Iar dacă tu descoperi problema, îl anunți pe producător [5].

8. Te pregătești pentru ce urmează. După notificare, Norma ANSVSA prevede că DSVSA poate dispune o inspecție la producător sau la importator, cu un raport complet despre distribuție. În funcție de rezultate, poate extinde prelevările de probe, opri producția, retrage autorizația, sechestra produsele, interzice temporar circulația lor sau dispune distrugerea lor în condiții de siguranță. Toate aceste măsuri sunt obligatorii pentru tine [4].

9. Nu atingi marfa retrasă fără decizie. Produsele recuperate stau separat și marcate până se decide ce se întâmplă cu ele. Dacă autoritatea a dispus măsuri, destinația lor o stabilește ea [4].

10. Închizi socoteala. Cât ai livrat, cât ai recuperat, cât era deja consumat, cât e distrus. E același bilanț ca în simulare, doar că acum îl verifică inspectorul.

Încă un lucru, pe care puțini îl știu: Legea 150/2004 interzice să-ți împiedici sau să-ți descurajezi angajații să coopereze cu autoritatea [3]. Dacă un coleg sună singur la DSVSA, nu-l certa. Face exact ce trebuie.

👉 Simularea testează pașii 1, 3, 4 și 5. Dacă în exercițiu nu reușești să strângi lista de la pasul 4 în câteva ore, în criză nu o vei reuși nici atât.

Cât de des și cât de repede faci simularea de retragere?

ISO 22000 nu-ți dă un număr fix, nici pentru timp, nici pentru frecvență [1]. Din experiență, o dată pe an e minimul obișnuit. Mulți fac simulări mai des sau după ce s-a schimbat ceva important: un furnizor nou, un produs nou, un program nou de gestiune. Unele standarde private, cum e BRCGS, cer ca trasabilitatea completă să fie făcută în câteva ore, iar 4 ore e un reper des întâlnit. Iar la bilanțul masic, ținta e să găsești practic toată cantitatea și să poți explica orice diferență.

Ce iese de obicei la iveală?

Îți spun ce găsesc cel mai des. Lotul nu a fost notat la recepție, așa că drumul înapoi se oprește la factură. Marfa a fost porționată sau reambalată și legătura cu lotul inițial s-a pierdut pe drum. Retururile și produsele reprelucrate nu apar nicăieri. În lista de contacte sunt numere vechi sau oameni care au plecat de mult. Și, poate cel mai des, nimeni nu știe sigur cine decide retragerea.

Niciuna dintre astea nu e o catastrofă într-o zi de exercițiu. Toate pot deveni una într-o zi cu o problemă reală.

Și după aceea?

O simulare care se termină cu un raport pus în dosar nu te ajută cu nimic. ISO 22000 cere ca rezultatele să ajungă la conducere și să fie discutate [1]. Chiar dacă nu ești certificat, fă la fel: stai cu echipa, discutați ce a mers prost, rezolvați, iar la următoarea simulare verifici dacă problemele chiar au dispărut.

Ce fac unitățile care controlează bine acest risc?

✔ Își trec simularea în calendar și aleg de fiecare dată alt tip de lot.
✔ Măsoară timpul și cât la sută din cantitate au găsit.
✔ Au pregătită, pentru orice lot, lista cu informațiile pe care le cere DSVSA.
✔ Testează și oamenii, nu doar hârtiile.
✔ Păstrează raportul, pentru auditor și pentru inspector.
✔ Nu lasă nicio problemă găsită fără o acțiune corectivă.

Data viitoare

În ultimul episod vorbim despre ce se întâmplă după notificare: cum lucrezi cu autoritatea, ce faci cu produsele retrase și cum închizi incidentul ca să nu se repete.

Surse:

SR EN ISO 22000:2019, clauzele 8.3, 8.9.5 și 9.3;
Regulamentul (CE) nr. 178/2002, art. 14 alin. (6), art. 18 și 19;
Legea nr. 150/2004 privind siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, art. 20;
Norma privind Sistemul rapid de alertă pentru alimente și furaje, aprobată prin Ordinul ANSVSA nr. 68/2005, art. 6, 7, 12, 14 și anexele 1–2;
Comisia Europeană – Ghid privind aplicarea art. 11, 12, 14, 17, 18, 19 și 20 din Regulamentul (CE) nr. 178/2002 (2010).