Trasabilitatea la recepție și la livrare: ce trebuie să verifici?

Trasabilitate și rechemare | Episodul 2 din 5

În primul episod am stabilit regula de bază a trasabilității: un pas înapoi, un pas înainte. Cu alte cuvinte, operatorul trebuie să poată identifica de la cine a primit produsul și către ce operator l-a livrat [1].

În acest episod trecem la partea practică: ce informații trebuie să poți găsi la recepție și la livrare, unde le poți înregistra, cum identifici lotul și cât timp păstrezi evidențele.

Informațiile de bază: ce trebuie să poți identifica.

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 stabilește obligația de trasabilitate și cere operatorilor să aibă sisteme și proceduri prin care să poată identifica furnizorii și operatorii cărora le-au livrat produsele. Regulamentul nu impune însă un anumit tip de document în care aceste informații trebuie consemnate [1].

Ghidul Comisiei Europene privind aplicarea art. 18 indică informațiile care permit reconstruirea traseului produsului [1]:

✓ Furnizorul: numele și adresa furnizorului, împreună cu identificarea produselor primite.

✓ Clientul – atunci când este un alt operator: numele și adresa acestuia, împreună cu identificarea produselor livrate.

✓ Data tranzacției sau a livrării și, atunci când este necesar pentru o identificare mai precisă, ora.

✓ Cantitatea sau volumul produsului.

Ghidul recomandă păstrarea și a unor informații suplimentare, precum numărul lotului, atunci când acestea permit o trasabilitate mai precisă [1].

De ce contează lotul? Pentru că una este să știi că ai cumpărat un anumit produs de la furnizorul X și alta este să poți delimita exact ce marfă este implicată atunci când apare o problemă.

Alimentele de origine animală: informații suplimentare.

Pentru alimentele de origine animală – de exemplu carne, lapte, ouă, pește, miere și produse obținute din acestea – se aplică și Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 931/2011 [2].

Pentru fiecare transport de astfel de alimente, operatorul trebuie să se asigure că următoarele informații sunt puse la dispoziția operatorului căruia îi este furnizată marfa și, la cerere, a autorității competente [2]:

descrierea precisă a alimentului;
volumul sau cantitatea;
numele și adresa operatorului de la care a fost expediat alimentul;
numele și adresa expeditorului (proprietarului), dacă acesta este diferit de operatorul de la care a fost expediat alimentul;
numele și adresa operatorului căruia îi este expediat alimentul;
numele și adresa destinatarului (proprietarului), dacă acesta este diferit de operatorul căruia îi este expediat alimentul;
o referință care identifică lotul, șarja sau transportul, după caz;
data expedierii.

Informațiile trebuie actualizate zilnic și păstrate cel puțin până la momentul în care se poate presupune, în mod rezonabil, că alimentul a fost consumat. Regulamentul nu impune un formular anume: furnizorul poate alege forma în care pune informațiile la dispoziție, atât timp cât acestea sunt clare, neechivoce și pot fi regăsite de operatorul care primește produsul [2].

Regulamentul 931/2011 nu se aplică alimentelor care conțin atât produse de origine vegetală, cât și produse prelucrate de origine animală – de exemplu, o pizza sau un sandviș. Pentru acestea rămân aplicabile cerințele generale de trasabilitate [2].

Ce este, de fapt, lotul?

Directiva 2011/91/UE definește lotul ca un grup de unități de vânzare ale unui produs alimentar produse, fabricate sau ambalate în condiții practic identice [3].

Pe înțelesul tuturor, lotul este elementul de identificare care permite delimitarea unui anumit grup de produse de alte produse similare. Dacă apare o problemă, această delimitare ajută la stabilirea produselor care trebuie urmărite.

Lotul este stabilit de producător, fabricant, ambalator sau de primul vânzător stabilit în Uniunea Europeană [3].

În principiu, indicația lotului este precedată de litera „L”. Litera poate lipsi dacă, prin modul în care este prezentat codul, este clar că acesta reprezintă lotul și nu poate fi confundat cu celelalte informații de pe etichetă [3].

De exemplu, „L 12345” identifică explicit lotul. Dacă pe etichetă apare distinct „LOT 12345”, rolul codului este la fel de ușor de recunoscut. Cerința este ca indicația să fie ușor vizibilă, clar lizibilă și de neșters [3].

La produsele preambalate, indicația lotului apare pe ambalaj sau pe o etichetă atașată. La produsele nepreambalate, poate apărea pe ambalaj, pe recipient sau, dacă acestea lipsesc, pe documentele comerciale relevante [3].

Când nu este necesară o indicație separată a lotului?

Directiva 2011/91/UE prevede câteva situații în care regula generală privind indicarea lotului nu se aplică sau în care data poate îndeplini rolul de identificare a lotului [3]. Aceste excepții privesc marcarea lotului; ele nu elimină obligația generală de trasabilitate.

✓ Produse agricole la ieșirea din exploatație. De exemplu, merele pleacă de la fermă către un centru de depozitare temporară, sortare sau ambalare, către o organizație de producători ori direct către o unitate de procesare. Pentru situațiile enumerate de Directivă, nu este necesară indicarea lotului în forma obișnuită [3].

✓ Produse vândute nepreambalat consumatorului final. De exemplu, mere sau roșii vândute vrac, produse ambalate la cererea cumpărătorului ori preambalate la punctul de vânzare pentru vânzare imediată. Și aceste situații sunt exceptate de la cerința generală privind indicarea lotului [3].

✓ Ambalaje sau recipiente foarte mici. Dacă cea mai mare față are o suprafață mai mică de 10 cm², Directiva prevede o excepție de la marcarea lotului [3].

✓ Data poate înlocui indicația separată a lotului. Dacă data durabilității minimale sau data-limită de consum este înscrisă pe etichetă și cuprinde, în formă necodificată, cel puțin ziua și luna, nu mai este necesară o indicație separată a lotului [3].

De exemplu, dacă pe etichetă apare clar „A se consuma până la: 12.10”, condiția privind indicarea zilei și lunii este îndeplinită, iar o indicație separată a lotului nu mai este necesară în sensul Directivei [3].

Așadar, excepția de la marcarea lotului nu înseamnă excepție de la trasabilitate. Operatorul trebuie în continuare să poată identifica furnizorul și, atunci când livrează către alți operatori, destinatarii produselor sale [1].

Ce verifici, concret, la recepție?

Când sosește marfa, trebuie să poți face legătura între produsul primit, furnizor și informațiile care permit identificarea livrării.

Informațiile de trasabilitate pot fi înscrise pe factură, aviz sau în alte documente ori evidențe utilizate de operator. Important nu este denumirea documentului, ci ca informațiile necesare să poată fi găsite rapid și corelate cu marfa primită [1].

La recepție verifici, în principal:

✓ Furnizorul – de la cine ai primit produsul [1].

✓ Produsul – ce anume ai primit [1].

✓ Cantitatea – cât ai primit [1].

✓ Data tranzacției sau a livrării și, atunci când este necesar pentru identificare, ora [1].

✓ Lotul sau altă referință de identificare, atunci când aceasta este aplicabilă și disponibilă; pentru alimentele de origine animală, referința care identifică lotul, șarja sau transportul face parte din informațiile cerute de Regulamentul 931/2011 [1][2][3].

Pe lângă aceste informații, la recepție pot exista și documente de conformitate sau de calitate – de exemplu declarații de conformitate, specificații tehnice ori alte documente aplicabile produsului. Acestea trebuie diferențiate de informațiile necesare pentru trasabilitate și se verifică sau se păstrează după caz.

La fel de important este ca informațiile din evidențe să poată fi corelate cu marfa aflată efectiv în depozit. Dacă ai documentele, dar nu mai poți stabili cărui lot îi aparțin produsele de pe raft, sistemul nu mai permite urmărirea precisă a produsului.

Ce trebuie să poți identifica la livrare?

Când produsul pleacă din unitatea ta, perspectiva se schimbă: trebuie să poți demonstra unde a ajuns marfa. Pentru trasabilitate, trebuie să poți identifica operatorul căruia i-ai furnizat produsul și să ai un sistem prin care informația să poată fi pusă la dispoziția autorității, la cerere [1].

În practică, evidența livrării trebuie să permită identificarea:

✓ clientului/operatorului și a adresei acestuia [1];

✓ produsului livrat [1];

✓ cantității și datei livrării [1];

✓ lotului sau a altei referințe de identificare, atunci când este aplicabilă; pentru alimentele de origine animală se aplică informațiile suplimentare prevăzute de Regulamentul 931/2011 [2].

Și la livrare pot exista, după caz, documente de conformitate sau de calitate care însoțesc produsul. Ele nu trebuie însă confundate cu informațiile prin care este asigurată trasabilitatea.

Cât timp păstrezi evidențele?

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 nu stabilește un termen minim general pentru păstrarea evidențelor de trasabilitate. Ghidul Comisiei Europene oferă însă repere practice [1]:

✓ Ca regulă generală: 5 ani de la data fabricației sau a livrării.

✓ Pentru produse foarte perisabile, cu data „a se consuma până la” mai mică de 3 luni sau fără o dată specificată, destinate direct consumatorului final – de exemplu fructe, legume sau produse nepreambalate: 6 luni de la data fabricației sau a livrării [1].

✓ Pentru produsele cu mențiunea „a se consuma de preferință înainte de”: durata de valabilitate plus 6 luni [1].

Pentru alimentele de origine animală se aplică și Regulamentul 931/2011: informațiile trebuie păstrate cel puțin până când se poate presupune, în mod rezonabil, că alimentul a fost consumat [2].

În cazul organizațiilor care aplică SR EN ISO 22000:2019, sistemul de trasabilitate și informațiile documentate aferente trebuie gestionate conform clauzei 8.3 [4].

De ce sunt importante toate aceste informații?

Valoarea lor se vede cel mai bine atunci când apare o neconformitate și trebuie stabilit rapid ce produs este implicat și unde a ajuns.

În formularul oficial utilizat pentru notificările din Sistemul rapid de alertă pentru alimente și furaje sunt solicitate, printre altele, informații precum numărul lotului, termenul de valabilitate, cantitatea, producătorul, distribuitorii și lista de distribuție [5].

Dacă informațiile sunt organizate și ușor de regăsit, traseul produsului poate fi reconstruit rapid. Dacă sunt răspândite în evidențe diferite sau nu mai pot fi corelate cu marfa fizică, identificarea produselor implicate devine mult mai dificilă.

Cum arată, în practică, un sistem bine organizat?

✓ Informațiile de la recepție și livrare sunt înregistrate într-o formă care permite regăsirea lor rapidă.

✓ Atunci când produsul are lot, identificarea din evidențe poate fi corelată cu cea de pe marfă.

✓ Dacă marfa este împărțită, porționată sau reambalată, legătura cu lotul de origine este păstrată.

✓ Este stabilită o regulă privind perioada de păstrare a evidențelor.

✓ Pentru un lot identificat, pot fi stabilite rapid proveniența, stocul disponibil și destinațiile către care a fost livrat.

În fond, testul practic este simplu:

„Dacă îți dau acum un număr de lot, cât de repede poți afla de unde a venit, cât ai primit, cât mai ai și cui ai livrat din el?”

În episodul următor

În Episodul 3 analizăm trei cazuri reale, raportate public, în care trasabilitatea a cedat – și ce consecințe au urmat.

Surse și referințe

[1] Comisia Europeană – Ghid privind aplicarea art. 11, 12, 14, 17, 18, 19 și 20 din Regulamentul (CE) nr. 178/2002 (2010).

[2] Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 931/2011, art. 2–3.

[3] Directiva 2011/91/UE privind mențiunile sau mărcile de identificare a lotului, art. 1–5.

[4] SR EN ISO 22000:2019, clauza 8.3.

[5] Norma privind Sistemul rapid de alertă pentru alimente și furaje (2005), anexa nr. 2.