Trasabilitatea: un pas înapoi, un pas înainte

Trasabilitate și rechemare | Episodul 1 din 5

Imaginează-ți următoarea situație.

Este luni dimineață și primești un telefon de la unul dintre furnizori:

„Lotul pe care vi l-am livrat săptămâna trecută are o problemă și trebuie retras.”

Din acel moment, trebuie să poți răspunde rapid la câteva întrebări foarte concrete:

Mai ai produse din acel lot în stoc? Cât? Ai livrat din el mai departe? Cui? Când și în ce cantitate?

Dacă informațiile sunt ușor de găsit, poți identifica produsele implicate și poți interveni rapid.

Dacă însă trebuie să cauți prin facturi, avize, registre și fișiere diferite pentru a reconstrui traseul mărfii, situația se complică. Iar dacă nu poți delimita suficient de precis produsele afectate, retragerea poate ajunge să vizeze o cantitate mult mai mare decât ar fi fost necesar.

Aici își arată valoarea un sistem de trasabilitate bine construit.

În această serie de cinci episoade vom vedea ce înseamnă trasabilitatea în practică, ce informații trebuie păstrate, unde apar frecvent probleme, cum se verifică dacă sistemul funcționează și ce trebuie făcut atunci când apare o situație reală de retragere sau rechemare.

Ce înseamnă, de fapt, trasabilitatea?

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 definește trasabilitatea ca fiind capacitatea de a depista și urmări un aliment, o hrană pentru animale, un animal destinat producției de alimente sau o substanță destinată ori susceptibilă să fie încorporată într-un aliment sau într-o hrană pentru animale, pe parcursul etapelor de producție, prelucrare și distribuție [1].

În România, principiul este prevăzut și de Legea nr. 150/2004 privind siguranța alimentelor și a hranei pentru animale [2].

Definiția juridică poate părea complicată. În activitatea de zi cu zi, ideea de bază este mult mai simplă:

Trebuie să poți afla de unde a venit un produs și unde a plecat.

Să luăm un exemplu.

Un depozit primește 500 kg din produsul X de la furnizorul A. O parte rămâne în stoc, iar restul este distribuit către mai mulți clienți.

Dacă ulterior furnizorul anunță o problemă cu produsul respectiv, depozitul trebuie să poată identifica ce a primit și de la cine, dar și către ce clienți a trimis produsul.

Acesta este principiul cunoscut drept:

„Un pas înapoi – un pas înainte”

Articolul 18 din Regulamentul (CE) nr. 178/2002 stabilește principiul general al trasabilității [1].

În practică, acesta înseamnă:

Un pas înapoi – trebuie să poți identifica furnizorul de la care ai primit alimentul, ingredientul sau substanța destinată încorporării în aliment.

Un pas înainte – trebuie să poți identifica operatorii economici cărora le-ai furnizat produsele.

Există însă o excepție importantă: nu trebuie să identifici consumatorul final.

Dacă un magazin vinde un produs unei persoane fizice pentru consum propriu, nu trebuie să păstreze identitatea acelei persoane în scopul trasabilității.

Dacă însă același magazin livrează produse unui restaurant, unei firme de catering sau altui operator alimentar, acea livrare intră în sistemul de trasabilitate.

În plus, produsele puse pe piață trebuie să fie etichetate sau identificate corespunzător, astfel încât trasabilitatea lor să poată fi realizată, iar operatorul trebuie să dispună de sisteme și proceduri care permit furnizarea informațiilor către autoritatea competentă, la cerere [1][2].

Practic, fiecare operator răspunde pentru veriga sa din lanț.

Furnizor → operator → client

Dacă fiecare verigă poate demonstra de unde a primit produsul și unde l-a trimis, traseul poate fi reconstruit de-a lungul lanțului alimentar.

Cine trebuie să asigure trasabilitatea?

Cerința nu se aplică doar fabricilor mari.

Principiul trasabilității se aplică tuturor operatorilor din sectorul alimentar implicați în diferitele etape de producție, prelucrare și distribuție, indiferent de mărimea lor.

Aici intră, după caz:

producători primari (ferme, crescători);
producători și procesatori;
importatori;
depozite și distribuitori;
magazine;
restaurante și alte unități de alimentație publică;
operatori independenți de depozitare (de exemplu, depozite frigorifice);
transportatori;
intermediari sau brokeri.

Ghidul Comisiei Europene privind aplicarea Regulamentului (CE) nr. 178/2002 clarifică inclusiv situația transportatorilor și a operatorilor de depozitare, care fac parte din activitățile de distribuție și intră în sfera cerințelor de trasabilitate [3].

Un aspect interesant apare în cazul intermediarilor.

Un broker poate participa la tranzacție fără ca marfa să ajungă vreodată fizic în depozitul său. Din perspectiva trasabilității, el rămâne totuși o verigă a lanțului, pentru că prin el trece proprietatea asupra mărfii.

Tocmai de aceea este important să facem diferența între fluxul comercial (cine a vândut cui) și fluxul fizic (unde s-a aflat efectiv marfa) și să ne asigurăm că sistemul le acoperă pe amândouă.

„Am factura. Deci am trasabilitate.”

Nu neapărat.

Este una dintre confuziile pe care le întâlnim frecvent.

Factura este un document important și poate conține o parte dintre informațiile necesare. Dar existența facturilor nu garantează, singură, că poți reconstrui rapid traseul fizic al unui anumit produs.

De ce?

Pentru că, în practică, marfa poate:

ajunge într-un depozit diferit;
fi împărțită între mai multe livrări;
fi expediată la date diferite;
fi reambalată;
fi combinată cu alte produse sau loturi.

Ghidul Comisiei Europene atrage atenția tocmai asupra diferenței dintre urmărirea fluxului comercial și urmărirea fluxului fizic al produsului [3].

Cu alte cuvinte:

trasabilitatea trebuie să urmărească produsul, nu doar documentul financiar.

Dar trebuie să leg lotul primit de lotul livrat?

Aici apare o diferență importantă între cerința legală generală și ceea ce reprezintă un sistem performant de trasabilitate.

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 nu impune în mod expres, ca regulă generală, realizarea unei trasabilități interne complete prin care fiecare lot intrat să fie legat obligatoriu de fiecare lot sau produs ieșit.

Ghidul Comisiei Europene arată însă că existența trasabilității interne poate permite retrageri mult mai precise și poate reduce cantitatea de produse care trebuie retrasă atunci când apare o problemă [3].

Exemplul este simplu.

Să presupunem că ai primit același produs în trei loturi:

Lot A – 500 kg
Lot B – 500 kg
Lot C – 500 kg

Ulterior afli că problema privește doar Lotul B.

Dacă sistemul tău îți permite să identifici unde a ajuns Lotul B, intervenția poate fi concentrată asupra produselor implicate.

Dacă evidențele nu permit această delimitare, identificarea produselor afectate devine mult mai dificilă, iar retragerea poate ajunge să includă o cantitate mai mare de marfă.

Așadar, trasabilitatea internă nu este doar „încă o hârtie”.

Este ceea ce poate face diferența dintre o retragere bine delimitată și una extinsă inutil.

De ce este atât de important lotul?

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 conține o prevedere foarte importantă.

Potrivit art. 14 alin. (6), atunci când un aliment nesigur face parte dintr-un lot, o șarjă sau un transport de alimente din aceeași clasă sau descriere, se presupune că toate alimentele din acel lot, șarjă sau transport sunt nesigure, cu excepția situației în care, în urma unei evaluări detaliate, nu există dovezi că restul lotului este nesigur [1].

De aceea, identificarea corectă a loturilor are o importanță practică majoră.

Cu cât poți delimita mai precis produsele implicate, cu atât poți gestiona mai precis o eventuală retragere.

Există și cerințe mai stricte pentru anumite produse

Da.

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 stabilește cadrul general, dar pentru anumite categorii de alimente există cerințe suplimentare.

Un exemplu important îl reprezintă alimentele de origine animală.

Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 931/2011 stabilește informațiile care trebuie puse la dispoziția operatorului căruia îi este livrat alimentul și, la cerere, autorității competente [4]. Regulamentul se aplică alimentelor de origine animală, cu excepția celor care conțin atât produse de origine vegetală, cât și produse procesate de origine animală.

Printre acestea se numără, după caz:

descrierea precisă a alimentului;
volumul sau cantitatea;
numele și adresa operatorului de la care a fost expediat alimentul;
date privind expeditorul/proprietarul, dacă este diferit;
numele și adresa operatorului căruia îi este expediat alimentul;
date privind destinatarul/proprietarul, dacă este diferit;
o referință care identifică lotul sau transportul, după caz;
data expedierii.

Așadar, atunci când construim un sistem de trasabilitate, nu este suficient să întrebăm doar:„Ce spune Regulamentul 178/2002?”

Trebuie verificat și dacă produsului sau sectorului respectiv i se aplică cerințe specifice suplimentare.

Cum arată, în practică, un sistem de trasabilitate bine organizat?

Nu trebuie neapărat să fie complicat și nici să presupună un software costisitor.

Un sistem bun este, înainte de toate, unul din care poți obține rapid informația corectă.

În practică, este util ca operatorul să poată identifica:

La recepție: ce produs a primit, de la cine (nume și adresă), când, în ce cantitate și, acolo unde este disponibil sau cerut, ce lot are produsul.

La livrare: ce produs a plecat, către cine (nume și adresă), când, în ce cantitate și ce informații de identificare permit corelarea produsului cu livrarea.

Iar acolo unde activitatea o permite, legătura dintre loturile recepționate și produsele livrate face sistemul mult mai eficient în cazul unei retrageri.

Un sistem de trasabilitate nu este bun pentru că există o procedură frumos redactată într-un dosar.

Este bun dacă, atunci când apare o problemă, poți găsi repede produsul și poți reconstrui traseul lui.

Pentru operatorii care aplică SR EN ISO 22000:2019, clauza 8.3 cere ca sistemul de trasabilitate să identifice în mod unic materialele primite de la furnizori și prima etapă a traseului de distribuție a produsului finit, iar eficacitatea sistemului să fie verificată și testată [5].

Un test simplu

Alege acum, la întâmplare, un produs din depozit sau din unitatea ta.

Poți răspunde rapid la următoarele întrebări?

De la cine l-ai primit?
Când l-ai primit?
Ce cantitate ai primit?
Ce lot este?
Cât mai ai în stoc?
Ai livrat din el mai departe?
Cui, când și în ce cantitate?

Dacă pentru a găsi răspunsurile trebuie să reconstruiești informația din mai multe documente și nu poți stabili cu suficientă precizie traseul produsului, sistemul merită revizuit.

Pentru că trasabilitatea nu se verifică prin existența unui formular.

Se verifică prin capacitatea de a găsi produsul atunci când chiar ai nevoie să îl găsești.

În episodul următor

În Episodul 2 vedem concret ce informații este util sau obligatoriu să existe la recepție și la livrare, cum se identifică loturile și ce trebuie avut în vedere pentru păstrarea evidențelor.

Surse și referințe

[1] Regulamentul (CE) nr. 178/2002 al Parlamentului European și al Consiliului – în special art. 3 pct. 15, art. 14 alin. (6) și art. 18.

[2] Legea nr. 150/2004 privind siguranța alimentelor și a hranei pentru animale – prevederile privind trasabilitatea.

[3] Comisia Europeană – Guidance on the Implementation of Articles 11, 12, 14, 17, 18, 19 and 20 of Regulation (EC) No 178/2002 on General Food Law, 26 ianuarie 2010. Documentul oferă orientări privind aplicarea principiului „one step back – one step forward”, operatorii vizați și trasabilitatea internă. Document de orientare, fără caracter juridic obligatoriu.

[4] Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 931/2011 privind cerințele de trasabilitate stabilite prin Regulamentul (CE) nr. 178/2002 pentru alimentele de origine animală, în special art. 3.

[5] SR EN ISO 22000:2019 – Sisteme de management al siguranței alimentelor, clauza 8.3 – Sistem de trasabilitate.